Bordro hazırlığı ile SGK bildirimi aynı verilerden üretildiğinde bile her ay kısa bir mutabakat yapılmalıdır. Çalışan sayısının değişmesi, eksik gün, rapor, ücretsiz izin, ücret farkı veya işten ayrılış gibi durumlar bordro ve bildirge arasında fark oluşturabilir. Ankara’daki işverenler için aylık kontrol listesi oluşturmak, küçük hataların büyümesini önler.
İlk kontrol çalışan listesidir. İşyerinde aktif görünen kişiler ile bordroda yer alan çalışanlar karşılaştırılmalıdır. Ay içinde işe başlayan veya ayrılan kişiler, işe giriş ve işten ayrılış tarihleriyle birlikte kontrol edilmelidir. İşe giriş bildirgesinin zamanında verilmesi, işten ayrılış nedeninin doğru seçilmesi ve puantaj kayıtlarının bordroyla uyumlu olması önemlidir.
İkinci kontrol puantaj ve çalışma günleridir. Puantajdaki çalışma günleri, rapor, izin ve eksik gün bilgileri bordroya aktarılmalıdır. Eksik gün kodu ile dayanak belge birbirini desteklemiyorsa işlem açıklığa kavuşturulmalıdır. Ücretli izin, ücretsiz izin, rapor ve devamsızlık kayıtları ayrı tutulmalı; ay sonunda toplu bir düzeltmeye bırakılmamalıdır.
Üçüncü kontrol prime esas kazanç ve ödeme bilgileridir. Bordrodaki brüt ücret, ek ödemeler, kesintiler ve net ödeme banka kayıtlarıyla karşılaştırılabilir. Ücret değişiklikleri yazılı dayanağa bağlanmalı, prim hesabını etkileyen kalemler ayrıca incelenmelidir. İşverenin yalnızca banka ödeme tutarına bakması, bordro ve SGK bildirimi arasındaki farkı görmesini engelleyebilir.
Dördüncü kontrol beyannamedir. Muhtasar ve prim hizmet beyannamesinde yer alan kişi sayısı, gün, kazanç ve eksik gün bilgileri bordro dosyasıyla karşılaştırılmalıdır. Gönderim öncesinde işyeri sicil bilgileri, faaliyet kodu ve varsa şube kayıtları da kontrol edilmelidir. İşyerinin borç veya teşvik durumu, güncel SGK şartlarına göre ayrıca değerlendirilmelidir.
Beşinci kontrol arşiv ve sorumluluk düzenidir. Bordro, puantaj, banka ödeme kayıtları, izin belgeleri, raporlar ve SGK bildirimleri aynı ay dosyasında saklanmalıdır. Personel süreçlerini takip eden kişi ile muhasebe birimi arasında güvenli belge paylaşımı kurulmalıdır. Kişisel veri içeren evraklara erişim sınırlı tutulmalı ve gereksiz kopyalama yapılmamalıdır.
Çankaya ve Balgat’taki işletmeler için önerilen pratik düzen; ayın ilk haftasında çalışan listesini, ikinci haftada puantajı, üçüncü haftada bordro ve ödeme kayıtlarını, bildirim öncesinde ise son mutabakatı kontrol etmektir. Böylece SGK süreçleri son gün telaşından çıkarılarak düzenli bir iş akışına bağlanır.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Teşvik, prim, bildirim ve bordro şartları güncellenebileceği için işlem öncesinde SGK’nın güncel resmi kaynakları kontrol edilmelidir.
Yazar: SMMM Suat Sarı | Serbest Muhasebeci Mali Müşavir
Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır. İşletmenizin durumuna göre değerlendirme için mali müşavirinizle görüşünüz.
← Tüm yazılar