E-Fatura veya e-Arşiv uygulamasına geçiş kararı, yalnızca teknik bir yazılım seçimi değildir. Önce işletmenin faaliyet alanı, mükellefiyet bilgileri ve güncel GİB düzenlemeleri kontrol edilmelidir. Her işletmenin geçiş şartı ve geçiş tarihi aynı olmayabileceği için eski bir listeye göre işlem yapılmamalıdır.
İlk adım mali mühür veya elektronik imza durumunu kontrol etmektir. Kullanıcı yetkileri, imza yetkisi bulunan kişiler ve belge düzenleme sürecindeki görev paylaşımı yazılı hale getirilmelidir. İkinci adım özel entegratör veya uygun yazılım seçimidir. Yazılımın e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve gerekiyorsa e-Defter süreçleriyle uyumu değerlendirilmelidir.
Üçüncü adım belge arşividir. Elektronik belgeler dönem, belge türü ve işlem kaynağına göre sınıflandırılmalı; erişim yetkileri ve yedekleme planı oluşturulmalıdır. Geçiş sonrasında ilk ay özel kontrol yapılması faydalıdır. Düzenlenen faturaların doğru senaryoda oluşup oluşmadığı, alıcı bilgilerinin doğruluğu, seri-numara düzeni ve iptal işlemlerinin kayıtlarla uyumu incelenmelidir.
GİB’in güncel e-Belge duyuruları ve teknik kılavuzları işlem öncesinde kontrol edilmelidir. Oran, tarih veya kapsam bilgisi resmi kaynak doğrulanmadan kesin ifade edilmemelidir.
Yazar: SMMM Suat Sarı | Serbest Muhasebeci Mali Müşavir
Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır. İşletmenizin durumuna göre değerlendirme için mali müşavirinizle görüşünüz.
← Tüm yazılar